Illustratieve case: Bouwmaterialenhandel, Limburg — 2026

Van twaalf Excel-bestanden naar één managementdashboard

Elke ochtend om zeven uur de cijfers van gisteren, zonder dat iemand iets doet.

Data & dashboards Koppelingen, API’s & backend Bouw & installatie

Plaat 19 · KPI’S

12 → 1 Excel-bestanden vervangen door 1 dashboard
−1 dag handmatig rapportagewerk per week
07:00 cijfers van gisteren beschikbaar, elke dag
10 wk van kickoff tot uitrol

01 — De uitdaging

De directie kreeg cijfers met een vertraging van een week, uit rapporten die door één persoon in Excel werden gebouwd. Marge per productgroep was een schatting, dode voorraad werd te laat gezien en de vestigingsmanagers hadden elk hun eigen waarheid.

De bronnen waren verspreid: financiën in AFAS, inkoop in Exact Online, verkoop in een kassasysteem zonder rapportagemodule en prijsafspraken in een Access-database.

02 — Onze aanpak

We begonnen met KPI-definities: wat is marge, wanneer is voorraad dood, welke omzet telt bij welke vestiging. Daarna bouwden we een datawarehouse-light in PostgreSQL met dagelijkse pipelines vanuit AFAS (GetConnector), Exact Online en een export van het kassasysteem, met datakwaliteit-checks die afwijkingen melden.

Op de warehouse zetten we Power BI-dashboards voor directie, controller en vestigingsmanagers, met rollen en rechten. Twee keer een reviewronde met de gebruikers bepaalde welke getallen op het eerste scherm horen.

Tien weken van kickoff tot volledige uitrol, met een parallelperiode van vier weken naast de oude Excel-rapportages om de cijfers te valideren.

03 — De oplossing

Eén dashboard met omzet, marge, voorraadrotatie, dode voorraad, debiteuren en openstaande orders per vestiging en productgroep, elke ochtend om 07:00 bijgewerkt. Alerts bij afwijkingen. De controller besteedt de vrijgekomen dag aan analyse in plaats van aan knippen en plakken.

Binnen een kwartaal identificeerde het dashboard € 180.000 aan dode voorraad die vervolgens is afgebouwd.