Realtime planningsplatform voor 140 voertuigen

Drie planners, 140 voertuigen, 1.240 ritten per week. De planning stond op drie fysieke borden, de ritdata in Excel en de wijzigingen in een groepsapp met alle chauffeurs. Zodra een klant om 16:30 belde voor een extra rit, wist niemand zeker welke wagen het dichtstbij was, of die chauffeur nog rijtijd had en of de rit al in de facturatie zat.

Het bedrijf had al twee planningspakketten bekeken. Beide vroegen een implementatie van 9 maanden, een licentie per voertuig en een werkwijze die niet paste bij hun mix van vaste lijndiensten en ad-hocritten. De vraag aan RABZI: bouw iets dat bij onze werkelijkheid past, gebruikt wat we al hebben (Webfleet-boordcomputers, Exact Globe) en binnen een kwartaal draait.

We begonnen met twee dagen op de planningsafdeling en een dag meerijden. Daaruit kwam het echte probleem: niet een gebrek aan software, maar vier versies van de waarheid. De eerste beslissing was dus een datamodel waarin rit, voertuig, chauffeur en order precies één keer bestaan, op PostgreSQL met PostGIS voor afstanden en zones.

Daarna kozen we voor Next.js en NestJS met een WebSocket-laag op Redis, zodat elke wijziging binnen een seconde op ieder scherm staat. Webfleet levert elke 30 seconden positie en rijtijd; Exact Globe ontvangt gefactureerde ritten en stuurt klant- en tariefdata terug. Geen big bang: sprint 1 tot 3 alleen lezen en tonen, sprint 4 tot 6 plannen, sprint 7 en 8 de chauffeursweergave en de facturatiekoppeling.

De belangrijkste afweging was automatisch plannen versus assisteren. We kozen bewust voor assisteren: het platform stelt de drie beste voertuigen voor met afstand, resterende rijtijd en kosten, en de planner beslist. Dat won het vertrouwen van de afdeling en voorkwam drie maanden extra bouwen aan een optimalisatiemotor die niemand zou gebruiken.

Het platform toont alle 140 voertuigen live op een kaart en in een tijdlijn per chauffeur, met rijtijden, laadstatus en de eerstvolgende stop. Planners slepen ritten van voertuig naar voertuig; conflicten met rij- en rusttijden kleuren direct rood. Chauffeurs zien hun dag in een mobiele weergave en bevestigen elke stop met één tik.

Elke rit gaat na aflevering automatisch naar Exact Globe met kilometers, wachttijd en toeslagen. Een dashboard voor de directie toont beladingsgraad, lege kilometers en op-tijd-percentage per klant en per week. De groepsapp bestaat nog, maar niet meer voor de planning.