Illustratieve case: Groothandel, Tilburg — 2025

B2B-bestelportaal met klantprijzen en Exact-koppeling

Nul handmatige orders, 1.900 artikelen altijd synchroon.

Webshops & e-commerce Koppelingen, API’s & backend Retail & webshops

Plaat 15 · SYNC

0 handmatig ingevoerde orders
1.900 artikelen synchroon met Exact
−14 u administratie per week
82 % van de klanten bestelt via het portaal

01 — De uitdaging

340 zakelijke klanten bestelden via e-mail, WhatsApp en telefoon. Twee medewerkers typten dagelijks orders over in Exact Online, controleerden klantprijzen in een Excel-lijst en belden terug bij voorraadproblemen. Fouten in prijzen en dubbele orders kostten marge en vertrouwen.

Een eerdere webshop op een standaardplatform kende geen klantspecifieke prijzen en geen koppeling; klanten gebruikten hem niet.

02 — Onze aanpak

We kozen Shopify Plus met B2B-functies: bedrijfsaccounts, klantspecifieke prijslijsten, staffels, bestellijsten en betalen op factuur. Daaromheen bouwden we een integratielaag in Node.js met wachtrijen die orders naar Exact Online stuurt, voorraad en prijzen elk kwartier ophaalt en facturen terugkoppelt naar het klantaccount.

De datamapping was het echte werk: 1.900 artikelen, 12 prijslijsten, btw-codes, verzendkosten en kortingsregels. We testten drie weken met een kopie van de administratie tot de cijfers tot op de cent klopten, en gingen daarna gefaseerd live per klantgroep.

Doorlooptijd: acht weken, inclusief migratie van klantaccounts en een instructievideo voor klanten.

03 — De oplossing

Een bestelportaal waar klanten hun eigen prijzen zien, in seconden herbestellen en facturen downloaden. Orders landen automatisch in Exact Online met de juiste debiteur en btw; voorraad en prijzen zijn altijd actueel; storingen worden gebufferd en gemeld.

Na drie maanden bestelde 82 % van de klanten via het portaal. De twee medewerkers doen nu accountmanagement in plaats van overtypen.