Werkbon- en planningsapp gekoppeld aan Exact

35 monteurs, 3 planners en per week zo'n 600 werkbonnen op doordrukpapier. De bonnen kwamen op vrijdag mee naar kantoor, soms de week erna, vaak onleesbaar en zonder materiaalregels. De administratie typte alles over in Exact Online en belde monteurs na over ontbrekende uren. Facturen gingen gemiddeld 12 dagen na het werk de deur uit.

Een branchepakket was al 2 keer geprobeerd en 2 keer afgeschaft: te veel schermen, geen offline werking in kelders en meterkasten, en een planning die niet paste bij storingsdienst naast projectwerk. De eis van de directie was helder: 1 app, werkt zonder bereik, en de bon staat dezelfde dag in Exact.

We liepen 2 dagen mee met monteurs en zagen dat een bon in de praktijk uit 5 handelingen bestaat: aankomst, werk, materiaal, foto, handtekening. De app moest precies die 5 stappen doen, in die volgorde, met grote knoppen voor werkhandschoenen. We kozen Flutter voor iOS en Android uit 1 codebase, met een lokale SQLite-database die synchroniseert zodra er weer bereik is.

De Exact Online-koppeling bouwden we in NestJS als eigen laag: orders en klanten komen binnen, goedgekeurde bonnen gaan als factuurregels terug, materiaal wordt afgeboekt van de busvoorraad. Planners plannen in een webversie en pushen wijzigingen naar de telefoon. Tijdlijn: 2 weken ontwerp en datamodel, 4 weken bouwen, 2 weken proefdraaien met 6 monteurs voordat de rest overging.

Bewuste keuze: geen urenregistratie per minuut, maar per bon met start- en eindtijd. Dat was minder precies dan de directie eerst wilde, maar het enige dat monteurs consequent zouden invullen. De kwaliteit van de data won het van de granulariteit.

Monteurs zien hun dag in de app, openen een bon bij aankomst, scannen materiaal met de camera, maken foto's van de situatie en laten de klant tekenen op het scherm. De bon gaat als pdf naar de klant en naar kantoor, ook als hij in een meterkast zonder bereik is ingevuld.

Planners slepen storingen tussen monteurs op basis van locatie en vaardigheden, en zien live welke bonnen open staan. Goedgekeurde bonnen worden 's nachts in Exact Online tot facturen verwerkt. De administratie controleert nu uitzonderingen in plaats van alles over te typen.